Après avoir décidé de migrer depuis votre plateforme actuelle, vous devrez probablement importer les données clients vers Zendesk. Importer une liste complète d'utilisateurs en une seule fois est évidemment plus rapide et plus pratique que de les ajouter manuellement.
Dans cet article, nous vous expliquons les deux méthodes d'importation de données possibles dans Zendesk. Nous détaillerons les spécificités, les avantages et les inconvénients de chacune. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur l'importation en masse d'utilisateurs dans Zendesk.
Avant l'importation de l'utilisateur
Ce qui est sûr, c'est qu'il faut se préparer à un processus aussi complexe. Mais la question est : « Comment exactement ? ».
- Avant toute chose, il est essentiel de bien examiner les données que vous souhaitez importer dans Zendesk. Ne conservez que les enregistrements qui seront réellement nécessaires et utilisés ultérieurement dans votre compte. Supprimez tous les autres. Sinon, votre importation sera interminable.
- L'étape suivante consiste à choisir la date idéale pour votre migration . Comme indiqué précédemment, un grand nombre de dossiers clients peut prendre du temps lors de leur intégration dans le système. Il est donc conseillé de privilégier les périodes creuses pour l'importation finale. Vous minimiserez ainsi les risques d'interruption de service pour vos clients.
- Enfin, effectuez une sauvegarde de vos données ! Cette étape est sans doute la plus importante. En effet, en cas de problème, vous ne pourrez pas restaurer les données client sans une copie exacte !
Maintenant que vous êtes prêt à importer des utilisateurs dans Zendesk, passons aux méthodes elles-mêmes.
Importation en masse d'utilisateurs dans Zendesk : les deux méthodes
Nous y voilà donc : voici la question centrale du jour. Nous allons vous présenter les deux méthodes possibles pour importer des utilisateurs en masse dans votre compte Zendesk : l’importation d’un fichier CSV et l’utilisation d’un outil d’importation automatisé . Examinons-les une par une.
Importer le fichier CSV dans Zendesk
La première méthode pour transférer votre liste d'utilisateurs et les données associées vers Zendesk consiste à importer un fichier CSV. Cette méthode est relativement simple et permet de transférer non seulement les informations de contact des utilisateurs, mais aussi leurs permissions, rôles et privilèges (lors de la migration des agents ), ou encore d'ajouter des utilisateurs à des organisations (lors de la migration des clients ). De plus, si vous possédez déjà des comptes utilisateurs dans Zendesk, vous pouvez également mettre à jour de cette manière.
Il existe également certaines limitations à prendre en compte avant d'importer votre fichier CSV dans Zendesk :
- Zendesk permet d'importer des fichiers CSV contenant jusqu'à 2 000 lignes de données. Une ligne est réservée aux en-têtes, les autres aux données des comptes utilisateurs. Par conséquent, si vous avez plus de 1 999 utilisateurs à importer, vous devez créer plusieurs fichiers CSV, puis les importer un par un.
- Il n'est pas possible d'importer en masse les utilisateurs et leurs informations depuis X ou Facebook. Seules les adresses e-mail sont acceptées pour ce type d'importation.
Pour créer un fichier CSV, vous pouvez utiliser Google Sheets ou OpenOffice. Ces logiciels permettent d'enregistrer immédiatement le tableau des utilisateurs au format CSV.
Comment fonctionne l'importation en masse d'un fichier CSV ?
Une fois votre fichier CSV prêt, voici comment l'importer dans Zendesk :
- Connectez-vous à votre compte Zendesk et accédez à la Admin en cliquant sur l'icône correspondante dans la barre latérale.
- Dans la colonne de droite, sélectionnez « Importation groupée d'utilisateurs » et cliquez sur le type d'importation souhaité. Vous aurez deux options, comme indiqué précédemment : créer de nouveaux utilisateurs ou mettre à jour les utilisateurs existants. Cliquez sur la première option.
- Cliquez sur « Choisir un fichier » et chargez votre fichier CSV contenant la liste des utilisateurs.
- Cliquez sur Importer .
Voilà pour l'importation en masse d'utilisateurs via un fichier CSV. Passons maintenant à une autre méthode d'importation Zendesk.
Importation d'utilisateurs avec un outil automatisé
Imaginez une solution qui prend en charge l'importation à votre place et garantit la préservation des liens entre les enregistrements. Une telle solution existe déjà !
Zendesk Import est un service professionnel offrant une solution d'importation automatisée et prête à l'emploi. Grâce à notre assistance, vous pouvez importer en masse non seulement utilisateurs , mais aussi vos tickets, profils d'agents , groupes , organisations, réponses, notes, pièces jointes et même étiquettes , en conservant tous les liens entre eux. Cette solution est facile à utiliser et ne nécessite aucune compétence en programmation. De plus, vous pouvez l'essayer gratuitement pour visualiser le résultat avant l'importation finale.
Cette méthode n'est pas gratuite, mais vous avez la garantie que vos données de service client seront importées de manière sûre et de qualité.
Comment fonctionne l'importation automatique d'utilisateurs ?
Voici comment se déroulera le processus avec l'outil automatisé :
- Choisissez la plateforme source dans la liste et fournissez les identifiants nécessaires pour que le système puisse accéder aux données de vos clients.
- Suivez la même procédure avec votre compte Zendesk.
- Sélectionnez les informations que vous souhaitez importer dans Zendesk. Vous pouvez notamment choisir parmi les tickets, les utilisateurs, les organisations, les agents et les groupes .
- Une fois les paramètres de migration configurés, lancez l' importation test , qui peut prendre jusqu'à 15 minutes. Cette étape est obligatoire et vous permet de vérifier la migration d'une petite partie de vos enregistrements afin de vous assurer que le système importe correctement les données.
- Si le résultat vous convient, vous pouvez lancer la procédure complète. Il vous suffit ensuite d'attendre que tous vos enregistrements soient ajoutés à Zendesk.
Voilà, vos données sont importées et vous pouvez continuer à fournir un excellent service client avec Zendesk.
Conclusion
Notre tutoriel sur l'importation de comptes utilisateurs dans Zendesk touche à sa fin. Les deux méthodes permettent d'importer des utilisateurs en masse. Cependant, nous recommandons plutôt la solution d'importation automatisée : elle est plus sûre, plus rapide et permet d'importer davantage d'enregistrements tout en préservant leurs relations.
L'importation en masse via un fichier CSV, quant à elle, est beaucoup plus longue et complexe, ce qui peut s'avérer crucial pour d'autres tâches professionnelles. De plus, cette méthode est limitée car elle ne permet d'importer que des utilisateurs en masse. Cependant, si vous devez importer uniquement des utilisateurs dans Zendesk, l'importation CSV est la solution la plus adaptée.
Quoi qu'il en soit, si vous avez opté pour la méthode automatisée, n'hésitez pas à nous contacter pour que nous puissions vous aider à démarrer l'importation de données Zendesk.
Importez vos utilisateurs en masse dans Zendesk dès maintenant !
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